Zinvolle Registratie schaalt landelijk op

Erica de Loos van de NVZ vertelde hoe ZIRE naadloos aansluit bij de ambitie van het Aanvullend Zorg- en Welzijnsakkoord (AZWA): maximaal 20 procent van de werktijd van zorgprofessionals besteden aan administratie in 2030. De ambitie die zorgpartijen hebben om administratielast te halveren, is nodig om het arbeidsmarkttekort in de zorg af te wenden. De Regiegroep Aanpak Regeldruk voert acties uit zoals ontregelvoorbeelden opschalen, een veldbevraging bij koplopers en administratielast in het verzekeringsproces verminderen. Alle andere thematafels van de zorgakkoorden hebben regeldrukeffect als integraal onderdeel opgenomen in hun acties.

Begin 2023 was ZIRE het onderwerp van de allereerste landelijke ontregelbijeenkomst van de NVZ. Intussen groeide het initiatief uit tot een landelijke doorbraakaanpak om de interventies bij alle IC's in Nederland te implementeren. Op 23 december 2025 deed het ministerie van VWS samen met de branchepartijen een oproep aan zorginstellingen om de registratie van de indicatoren uit het VMS Veiligheidsprogramma (2008-2012) te stoppen. De waardevolle interventies van ZIRE waren deze brief ver vooruit. ZIRE biedt alle verpleegafdelingen kans om kwaliteit van zorg te verhogen en administratielast te schrappen.

Van lokaal initiatief naar landelijke ontregelbeweging

Tijdens de 10e bijeenkomst gaven Margot Leenders en Marieke Zegers van Radboudumc een update over de historie van ZIRE. ZIRE startte in 2016 in het ZonMw Citrienfonds-programma ‘Sturen op kwaliteit’ als pilot bij de IC van het Radboudumc. Na succesvolle resultaten schaalde ZIRE in 2018 op in de regio Nijmegen en Maastricht. In 2026 startte fase 1 van de landelijke opschaling naar negen ziekenhuizen, twee umc's en zeven algemene ziekenhuizen. Dit gebeurde met een VWS-subsidie als actie van UMCNL en vanuit de Regiegroep Aanpak Regeldruk. In januari 2027 start fase 2 van deze actie door naar álle IC's op te schalen. 

Drie principes als basis

De kracht van ZIRE zit in drie essentiële principes:

1. Werken vanuit vertrouwen in plaats van wantrouwen.
2. Registreren wat echt nodig is voor de zorg met een kernset van kwaliteitsinformatie.
3. Het eigenaarschap over kwaliteit en verbeteren terugbrengen naar verpleegkundigen.

Deze drie principes helpen om administratielast te verminderen én tegelijkertijd de kwaliteit van de zorg voor patiënten, het leervermogen van teams en het werkplezier van zorgprofessionals te verhogen. De drie principes vormen de kern van de ZIRE-aanpak.

Kernset in plaats van wildgroei 

In de loop der jaren zijn steeds meer registraties in de patiëntenzorg toegevoegd aan het werk van zorgprofessionals. Maar niet alles wat wordt vastgelegd, draagt aantoonbaar bij aan betere zorg. Daarom ontwikkelde ZIRE vanuit actuele richtlijnen en regelgeving een kernset indicatoren die aansluit bij de NVIC-indicatorengids. Deze kernset richt zich op onderwerpen die daadwerkelijk inzicht geven in kwaliteit. Zoals behandeluitkomsten, patiëntenervaringen en -uitkomsten, een veiligheidscultuur en leren en verbeteren.

Het uitgangspunt is helder: registreer alleen die kwaliteitsinformatie die nodig is om de zorg te verbeteren. Registratie zonder toegevoegde waarde kun je loslaten, de-implementeren. “We merken dat registraties vooral in de huizen zitten, voor IGJ en accreditatieprogramma's zijn de registraties al enorm verminderd”, antwoordt Zegers als deelnemers vragen hoe toezichthouders kijken naar ZIRE. 

Durf te stoppen met registreren

Een belangrijk onderdeel van ZIRE is de zogenoemde stoplijst. Op de stoplijst staan registraties die je kunt stoppen, omdat zij weinig bijdragen aan betere zorg. Of vooral omdat ze zijn ontstaan uit interne gewoonte en niet door externe regels. Zoals stoppen met registreren van normale wondgenezing, controles afvinken en situaties zonder afwijkingen registreren. De autonomie van zorgprofessionals is het uitgangspunt. Registratie is alleen nodig bij een afwijking of een risicovolle patiënt. De stoplijst is onderdeel van de ZIRE-toolbox en werd tijdens de 10e ontregelbijeenkomst uitgebreid toegelicht.   

Voorkom dat incidenten een trend worden

Ook de manier om te leren van (bijna) incidenten verandert. De IC in het Radboud registreerde jaarlijks meer dan 700 incidenten, gemeld door 350 medewerkers. Beheren en opvolgen van deze incidentregistraties kostte veel administratie en leverde in de praktijk te weinig kortcyclische verbeteringen op. ZIRE wil het eigenaarschap voor kwaliteitsverbetering terugbrengen naar de werkvloer. Incidenten worden niet genegeerd, maar teams voeren zelf het gesprek. Kleine incidenten bespreken ze direct op de werkvloer en deze kunnen vaak meteen worden opgelost. Afdelingen gaan werken met een verbeterbord om knelpunten snel zichtbaar te maken voor iedereen. Teamleden nemen verantwoordelijkheid voor verbeteringen. Deze aanpak leidt volgens Leenders en Zegers tot meer risicobewustzijn, een sterker leerklimaat en sneller doorgevoerde verbeteringen. “Ga geen trend willen zoeken, los het op voordat het een trend wordt. Je wilt namelijk helemaal niet dat er een trend ontstaat, je wilt die trend juist voorkómen”, adviseert Zegers als deelnemers aan de bijeenkomst vragen hoe je een trendanalyse uitvoert als je geen (bijna)incidenten meer registreert. Je neemt medewerkers actief mee om zelf aan de slag te gaan via het verbeterbord en niet “te dumpen bij de VIM".

Calamiteiten en ernstige incidenten krijgen volgens actuele regelgeving nog steeds een grondige analyse, bijvoorbeeld met een PRISMA-methode. Zorgprofessionals onderzoeken dan gezamenlijk wat er is gebeurd en welke lessen daaruit kunnen worden getrokken.

Leiderschap maakt het verschil

Hoewel de ZIRE-principes eenvoudig lijken, vraagt de-implementatie om leren loslaten van interne gewoontes. Dit is een stevige veranderopgave. ZIRE betekent bewust stoppen met registreren en een cultuuromslag naar vertrouwen. Volgens Leenders en Zegers zijn bestuurlijk draagvlak, een actief implementatieteam en zichtbaar leiderschap succesfactoren. Met een rol voor kwaliteitsfunctionarissen, verpleegkundigen, medisch specialisten en leidinggevenden. 

Ook buiten de IC toepasbaar

De 10e ontregelbijeenkomst maakte duidelijk dat de ZIRE-principes niet beperkt zijn tot de IC. Zorgverlenen vanuit vertrouwen, registraties kritisch beoordelen en eigenaarschap van verpleegkundigen versterken, kan alle afdelingen helpen om administratielast te halveren en focus te leggen op kwaliteit verbeteren. Zo krijgt niet alleen de IC, maar het hele ziekenhuis een ‘boost’ om te ontregelen en kwaliteit te verbeteren.

Vervolg: fase 2

Meld je aan voor de vervolgbijeenkomsten van ZIRE over opschalen op 28 oktober en 3 november via e-mail: ZIRE@radboudumc.nl. Meer informatie staat op Zinvolle Registratie (ZIRE) | UMCNL.

Wil je meer weten over ontregelen? 

• Kijk op Ontregel de zorg | NVZ met een campagnefilmpje over ontregel de zorg. 
• Neem deel aan Ontregel de zorg | NVZ-Kennisnet met agenda, Q&A, nieuws Boodschap naar aanleiding van evaluatie VMS Veiligheidsprogramma | NVZ-Kennisnet,
• Raadpleeg op je instellingsportaal de Lorenz compliancetool voor risicomanagement | NVZ en ontregelen. Lorenz geeft je inzicht in de actuele regels voor zorginstellingen.
• De NVZ werkt in de Regiegroep Aanpak Regeldruk aan de ontregellambitie van het Aanvullend Zorg- en Welzijnsakkoord (AZWA) (Definitief) | Rijksoverheid.nl
• Minder vinkjes, meer aandacht voor de patiënt | UMCNL