Toosje Valkenburg, speciaal gezant regeldruk IZA: “Regeldrukvermindering vraagt om leiderschap; maak het belangrijk”

Toosje Valkenburg werkt als huisarts/opleider in Gezondheidscentrum De Bilt en is medisch directeur van de regio-organisatie UNICUM Huisartsenzorg. Sinds januari 2024 is Valkenburg, samen met Stephan Valk, aangesteld speciaal gezant regeldruk IZA. Daarvoor was ze al meerdere jaren betrokken bij het thema regeldruk. 

Wat is uw motivatie om u in te zetten voor het verminderen van regeldruk?

Als huisarts zag Valkenbrug hoe de veelheid aan regels en formulieren het werkplezier van zorgprofessionals onder druk zette. Al in 2015 was ze een van de initiatiefnemers van het Actiecomité ‘Het Roer Moet Om’. Vandaaruit ontstond onder andere het programma ‘Ontregel de Zorg’. “Er kwam energie, er kwamen sessies, maar structurele borging ontbrak.”

Toen ze werd gevraagd om samen met Stephan Valk het gezantschap op zich te nemen, twijfelde ze niet lang. “Want als er een kans is om echt iets te veranderen, dan is het nu. De druk op de arbeidsmarkt is zó groot dat er echt urgentie is.”

En met het IZA en het AZWA is er nu wél een duidelijke afspraak: zorgprofessionals mogen maximaal 20% van hun werktijd kwijt zijn aan administratie. “Dat is een concrete afspraak die richting geeft. De handtekening die partijen onder het IZA/AZWA gezet hebben moet waarde hebben. Het geeft ook de verplichting om met regeldruk aan de slag te gaan. Dat vraagt wel dat we het belangrijk maken, én dat ook laten zien.”

“De handtekening die partijen onder het IZA/AZWA gezet hebben moet waarde hebben, en geeft ook de verplichting om met regeldruk aan de slag te gaan.”

Wat is uw rol als speciaal gezant regeldruk?

“Mijn rol is vooral aanjagen en agenderen,” vertelt Valkenburg. “Ik zit met Stephan de regiegroep voor, zorg dat er initiatieven worden genomen en draag daar zelf ook aan bij. We hebben een plan van aanpak opgesteld waarin alle deelnemers een werkagenda hebben: wat zij gaan bijdragen aan het verminderen van regeldruk.”

Dat plan rust op drie pijlers. Ten eerste de systemische veranderingen, wat moet er landelijk gebeuren? Ten tweede de verantwoordelijkheid van instellingen, hoe zorgen brancheorganisaties voor draagvlak bij hun leden? En als derde de digitale ondersteuning, hoe kan technologie bijdragen aan het verminderen van administratieve lasten?

“Die werkagenda’s worden elke zes weken besproken in de regiegroep, afwisselend digitaal en live. We houden de voortgang bij en plannen overleggen met beleidsmedewerkers en besturen om te blijven aansturen op actie.”

Waarom is het beperken van regeldruk zo belangrijk?

De impact van het beperken van regeldruk is volgens Valkenburg tweeledig. Enerzijds gaat het om de inzetbaarheid van professionals: “Wanneer je de administratietijd terugbrengt naar 20% speel je macro gezien enorm veel uren vrij. Zo komt er meer tijd voor directe zorg voor patiënten, voor scholing, voor ontwikkeling en betekenisvol werk. Dat helpt om de capaciteit te vergroten en de wachtlijsten te verkorten.” 

Anderzijds raakt het aan werkplezier en het behoud van personeel. Volgens Valkenburg is werkplezier sterk verbonden met professionele autonomie. “Als je het gevoel hebt dat je werk zinvol is, dat je gewaardeerd wordt in je professionaliteit, dan blijf je met plezier werken en blijf je gemotiveerd. Maar als je te vaak denkt: ‘Waarom moet ik dit formulier invullen? Wie vraagt dit eigenlijk?’, dan raak je dat plezier kwijt. En dat is ontzettend zonde, want het zijn juist de mensen die we hard nodig hebben.”

“Werkplezier is sterk verbonden met professionele autonomie. Als je het gevoel hebt dat je werk zinvol is, dat je gewaardeerd wordt in je professionaliteit, dan blijf je met plezier werken en blijf je gemotiveerd.”

Hoe kan de kwaliteit van zorg overeind blijven, ook wanneer er minder geadministreerd wordt? 

Een belangrijk element in Valkenburgs aanpak is het herstellen van vertrouwen. “Veel regels zijn ontstaan vanuit wantrouwen. We willen alles dichttimmeren, zeker weten, controleren. Maar professionals willen juist laten zien dat ze hun werk goed doen. Als je hen vraagt hoe ze laten zien dat ze kwaliteit leveren, krijg je een goed en helder antwoord. Wanneer je dat niet aan henzelf vraagt, maar aan een systeem ontstaat er frustratie. Dus het gesprek over wat goede zorg is moet je op de werkvloer voeren, niet erbuiten.”

Lees ook het interview met Astrid Posthouwer over het belang van vertrouwen.

Een veelgehoorde zorg is dat de IZA/AZWA-doelstelling leidt tot nieuwe meetinstrumenten en controlemechanismen. Valkenburg is daar duidelijk over: “Dat moeten we juist niet doen. Vraag de werkvloer ‘hoe ziet jouw week eruit als je maximaal 20% van je tijd aan administratie besteedt? Wat is zinnig, wat kan anders?’ Dat levert veel meer op dan turven en afvinken.”

De veldbevragingen, die onderdeel zijn van het plan van aanpak waarmee IZA-partijen zich ten doel gesteld hebben om de administratieve lastendruk in de zorg vóór 2030 te halveren (van 40% naar 20%), zijn hier een goed voorbeeld van. “We bevragen hele teams, niet per discipline. En we vragen niet ‘wat moet er weg?’ maar ‘hoe zou het eruitzien als je die 20%-grens respecteert?’ Dat levert verrassend concrete en werkbare inzichten op.”

“Vraag de werkvloer ‘hoe ziet jouw week eruit als je maximaal 20% van je tijd aan administratie besteedt? Wat is zinnig, wat kan anders?’ Dat levert veel meer op dan turven en afvinken.”

Valkenburg pleit dan ook voor een andere manier van verantwoorden. “Niet meer alles meten om het meten, maar kijken naar wat echt nodig is. We moeten durven loslaten wat niet bijdraagt aan goede zorg. Dat vraagt ook iets van systeempartijen zoals zorgverzekeraars en inspecties. Zij moeten hierin meebewegen.”

In het AZWA is regeldrukvermindering onderdeel van alle afspraken. Wat vindt u daarvan?

De afspraak in het AZWA om regeldruk aan te pakken is volgens Valkenburg een belangrijke stap. “Het staat nu echt zwart op wit, daar hebben we hard voor gestreden. Het is geen schouderophaalthema meer. Maar het vraagt ook leiderschap van branchebesturen. Zij moeten hun leden aanspreken: jullie hebben dit ondertekend, dus maak het belangrijk.”

Regeldrukvermindering heeft een positief effect op duurzame arbeidsinzet. Valkenburg ziet al verschillende positieve bewegingen, bijvoorbeeld op het gebied van digitalisering. “Digitalisering kan een enorme vlucht nemen als het gericht wordt ingezet om professionals te ontlasten. Denk aan spraak-naar-tekstmodules in de spreekkamer. Maar het moet wel randvoorwaardelijk geregeld zijn: veilige communicatie, interoperabiliteit en focus op wat het veld nodig heeft. Niet op het systeem zelf.”

Wat gebeurt er in de praktijk al op het gebied van ontregelen?

In haar eigen huisartsenpraktijk ziet Valkenburg hoe kleine veranderingen al verschil maken. “Voor corona werkten we met papieren labformulieren. Digitaal aanvragen was meer werk. Maar door corona ging iedereen ineens digitaal. Nu is dat de makkelijkste vorm geworden.”

Een ander concreet voorbeeld is de bureaucratie rond medicatie. “Waarom is een recept niet voldoende? Waarom moet er nog een machtiging achteraan? Als de verzekeraar iets besluit, waarom moet de huisarts dat dan motiveren? Dat soort kritische vragen moeten we durven stellen.”

“We moeten kritische vragen durven blijven stellen.”

Ook in ziekenhuizen ziet ze beweging. “Het BovenIJ ziekenhuis heeft een team dat structureel aandacht besteedt aan ontregelen. Dat is precies wat nodig is: maak het belangrijk in je organisatie. Laat het terugkomen in jaarplannen, in teamoverleggen, in managementrapportages.”

Meer goede voorbeelden zijn te vinden op Ontregel de zorg | NVZ-Kennisnet.

Valkenburg noemt ook het Project Zinvolle registratie (ZIRE): Meer kwaliteit van zorg door minder (kwaliteits)registraties | (Ont)Regel de Zorg als voorbeeld: “Daardoor werd een half uur per dienst van verpleegkundigen gewonnen. Dat is impact. Maar we kunnen nog meer- leren van elkaar en elkaars voorbeelden durven overnemen. Goede voorbeelden breder delen en opschalen, daar gaan we in AZWA verder mee aan de slag om zorginstellingen te ondersteunen.”

Wat kunnen bestuurders en professionals vandaag al doen?

Valkenburg is helder in haar oproep: “Maak het belangrijk. Zet het op de agenda.”
Ze pleit voor structurele verankering: “Zorg dat het verminderen van regeldruk in jaarplannen staat en leidinggevenden op dit onderwerp aangesproken kunnen worden, net als bij ziekteverzuimpercentages of jaarrekeningen. En bestuurders? Die moeten zelf ook tijd investeren om die 20%-norm te realiseren zodat de administratietijd omlaag gaat en het werkplezier omhoog. Het gaat niet vanzelf, maar als het lukt verdien je een standbeeld van je professionals!”

Tot slot benadrukt ze het belang van samenwerking: “We zijn allemaal onderdeel van een groter geheel. Niemand hoeft alles alleen op te lossen. We willen samen verantwoordelijkheid nemen en de Regiegroep helpt de zorg daarbij.”

Meer informatie? Kijk op Ontregel de zorg | NVZ-Kennisnet