Daniëlle Zwagerman: “Uw zorgverlener luistert, de technologie schrijft mee”

Wat was jullie eerste stap? 

“We zijn rond mei vorig jaar begonnen met speech-to-text. We wilden weten: wat kan deze technologie in de praktijk? Daarom kozen we voor een pilotfase. We hadden veel voorbereid en onze verwachtingen in kaart gebracht, bijvoorbeeld door middel van een businesscase voor mogelijke opschaling. Maar eerst wilden we gewoon zien of het werkt.” 

Ze legt uit dat de techniek niet zomaar in elke spreekkamer gebruikt kon worden. De Citrix-omgeving van het ziekenhuis kon de audio niet goed aan. Daarom bouwden zij aparte ‘innovatieve spreekkamers’ met een stand-alone pc. “In het begin dacht ik echt: dit gaat ons tegenhouden. Maar we hebben het juist omgedraaid. Die speciale werkplek werd een soort innovatiekamer. Patiënten reageerden daar verrassend positief op.”  

Hoe reageerden patiënten op het opnemen van gesprekken? 

“We hebben geen enkele patiënt gehad die het niet wilde. Iedereen gaf toestemming. Sommigen waren zelfs nieuwsgierig naar de technologie.” 

In de spreekkamers hangt een poster met de tekst: 'Uw zorgverlener luistert, de technologie schrijft mee'. Volgens Daniëlle helpt dit om het gebruik van de tool begrijpelijk te maken. Is het noodzakelijk dat patiënten expliciet toestemming geven? Zwagerman: “Dat is een grijs gebied. Je moet patiënten wel informeren, maar misschien niet altijd expliciet om toestemming vragen. Dit moet intern juridisch afgestemd worden.” 

Wie hebben de tool getest? 

Niet alleen medisch specialisten, ook verpleegkundigen testten de technologie: “Onze verpleegkundigen beschikken over een smartphone voor hun werkzaamheden binnen het ziekenhuis. Omdat de verpleegkundigen hun patiënten meestal niet in een spreekkamer zien, was het gebruik van een smartphone een logische keuze. Zij zetten die aan tijdens bijvoorbeeld familie- of ontslaggesprekken om een opname te maken met de speech-to-text-tooling. Ze zijn heel blij dat de besproken informatie meteen vastgelegd wordt. Anders moeten ze vaak briefjes gebruiken of zaken onthouden terwijl het heel druk is.” De verpleegkundigen kunnen de tekst later op een computer bekijken en informatie kopiëren naar het EPD. “Het lijkt misschien omslachtig, maar voor hen werkt het juist rustgevend dat ze daar zelf nog een hand in hebben.” 

Wat levert het op? 

Tijdens de pilot onderzocht een afstudeerder in het team de effecten van deze technologie. Er werd gekeken naar administratietijd, kwaliteit van verslaglegging en tevredenheid. “Op nieuwe, langere consulten zien we tijdswinst. Vooral bij de 30-minutenconsulten. Bij de kortere consulten bijna niet. Soms kost uitleg over de tool juist extra minuten.”  

De kwaliteit van verslaglegging bleef gelijk. “We hadden misschien gehoopt dat het beter zou worden, maar gelukkig werd het ook niet slechter.” Waar wél een sterke stijging zichtbaar was, is in medewerkerstevredenheid: “Specialisten én verpleegkundigen ervaren meer rust en vinden de gesprekken prettiger. Dat is echt een belangrijke winst.” Opvallend genoeg bleef de patiënttevredenheid gelijk. “Dat vonden we bijzonder, want in gesprekken merk je dat patiënten het prettig vinden. Misschien moeten we dat nog beter meten.”  

Welke begeleiding hebben zorgprofessionals nodig? 

Zwagerman: “Meer dan je denkt. Bijna iedereen was enthousiast, maar het betekent niet dat het meteen lukt. Je moet oefenen met instellingen, met templates, en met efficiënt blijven praten. We deden een gezamenlijke kick-of van 1 tot 1,5 uur. Daarna nog een aantal sessies per vakgroep en we kwamen regelmatig langs voor begeleiding. Dat heeft echt geholpen. Voor de volgende fase hebben we opnieuw projecturen voor ondersteuning aangevraagd want dit is echt van groot belang.” 

Hoe zit het met de koppelingen en hardware? 

Zwagerman legt uit dat de speech-to-tekst-tool via een website werkt. Zolang er een microfoon is, kun je het gebruiken. Maar integratie met het EPD is nu nog beperkt. Er is ook een mogelijkheid tot het maken van een voor de patiënt begrijpelijk verslag: “Met één klik maak je een begrijpelijke samenvatting. Dat wordt steeds vaker gebruikt, vooral bij familiegesprekken.” 

En hoe zit het met privacy? Is de data veilig? 

“Ja, daar hebben we een hele aanlooptijd voor gehad. De gekozen tool slaat geen data op. Onze securityspecialisten en privacy officers hebben het proces beoordeeld. Pas toen alles groen licht had, mochten we starten.” 

Hoe nu verder?  

De eerste pilot bestond uit 15 specialisten. Maar inmiddels is fase 2 gestart. “Bijna 80 specialisten doen nu mee. Ook arts-assistenten testen de mobiele mogelijkheden. Dit jaar doen we opnieuw metingen, hopelijk met integratie in ons EPD. Dan kunnen we echt bepalen: willen we dit ziekenhuisbreed inzetten?” 

Tot slot: wat is de belangrijkste les? 

Zwagerman: “De belangrijkste les is dat je niet moet wachten tot álle randvoorwaarden perfect zijn. We dachten dat we eerst integratie in het EPD nodig hadden. Maar beginnen met een standalone versie heeft juist veel opgeleverd. Gewoon klein starten, leren en stap voor stap verbeteren - dat werkt het beste”.