Veelgestelde vragen

Randvoorwaarden van de regeling 2019

Doelstelling: waarvoor zet je KiPZ in?

Strategisch opleidingsplan (SOP)

Ondernemingsraad

Fusie

Verantwoording

 


1. Welke randvoorwaarden zijn gehanteerd bij het opstellen van de regeling?

  • De middelen moeten gegarandeerd bij de ziekenhuizen terechtkomen.
  • De administratieve lasten van de regeling moeten zo beperkt mogelijk zijn.
  • Ziekenhuizen moeten de middelen kunnen inzetten op een voor hen passende wijze.
  • Transparant maken van de stand van zaken, doelen en bereikte resultaten.
  • Passen binnen wet- en regelgeving.
  • De subsidie moet besteed worden in het jaar waarvoor ze is toegekend.

De volgende instellingen komen in aanmerking voor de subsidie:

  • Algemene en categorale instellingen
  • Revalidatiecentra
  • Dialysecentra
  • Epilepsiecentra
  • Radiotherapeutische centra
  • Audiologische centra
  • Zelfstandige behandel centra

naar boven ^


2. Hoe moet ik de subsidie voor 2019 aanvragen en voor wanneer moet de aanvraag ingediend zijn?

U dient het actuele Strategisch Opleidingsplan (SOP) in, samen met het opleidingsjaarplan, inclusief begroting. Ook dient u in dat de OR aangeeft in te stemmen met het SOP, het jaarplan en bijbehorende begroting.
 
De subsidieaanvraag wordt ingediend via het Subsidieplein van VWS. De datum voor het indienen van de subsidieaanvraag en herziene SOP of addendum op het huidige SOP voor het jaar 2019 is 31 december 2018. VWS stelt dan binnen drie maanden uw subsidie vast. Mocht de documentatie voor de aanvraag nog niet compleet zijn, dien sowieso de aanvraag in voor 31 december (zie ook vraag 6).

naar boven ^


3. Voorgaande jaren werd de hoogte van de subsidie ‘automatisch’ vastgesteld obv de ZVW-omzet en aantal aanvragers. Waarom moet ik nu een opleidingsjaarplan en begroting indienen?

De aanleiding voor het wijzigen van de voorwaarden van de KiPZ-regeling is het onderzoek dat de Algemene Rekenkamer heeft gedaan naar het Jaarverslag 2017 en de bedrijfsvoering van VWS. Daarin oordeelt de Rekenkamer dat er bij het subsidiebeheer, waaronder de KiPZ-regeling, te weinig voortgang is geboekt bij de uitvoering van de staatssteuntoets en VWS onvoldoende invulling heeft gegeven aan het beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Hierdoor werd vlak voor de zomer duidelijk dat continuering van de KiPZ-regeling in 2019 onder de huidige voorwaarden niet haalbaar is en aanscherping van de regeling noodzakelijk is. In het hoofdlijnenakkoord waren al wel afspraken gemaakt over de beschikbaarheid van de KiPZ-middelen tot en met 2022. Gedurende de zomerperiode hebben betrokken partijen overleg gevoerd om te bepalen hoe deze middelen bij de ziekenhuizen terecht gaan komen. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in aanscherping van de huidige KiPZ-regeling, waarbij de lastenverzwaring zoveel mogelijk beperkt blijft.

naar boven ^


4. Wat wordt ermee bedoeld dat het SOP actueel moet zijn?

Het hoeft niet per se een nieuw SOP te zijn. Het mag eerder opgesteld zijn, maar het moet wel tenminste het subsidiejaar 2019 omvatten. Het mag dus bijvoorbeeld ook een SOP zijn dat in van 2018 – 2021 loopt. Verder mag het ook een addendum op het bestaande SOP zijn.

naar boven ^


5. Waarmee moet de OR instemmen en waarom is deze instemming vereist?

De OR moet instemmen met het SOP, het (opleidings-)jaarplan en bijbehorende begroting. Het ministerie vindt de betrokkenheid van medewerkers van groot belang. Daarom moet de OR of een ingestelde personeelsvertegenwoordiging instemmen. Zijn die er niet, dan is een personeelsvergadering nodig, waarbij de leden van de personeelsvergadering instemmen met de inhoud van het strategisch opleidingsplan, de vertaling ervan in één of meerdere opleidingsprojecten en de bijbehorende begroting(en). Alleen wanneer instemming op het jaarplan en de bijbehorende begroting wegens zwaar moverende redenen niet mogelijk is, kan worden volstaan met een jaarplan dat alleen met de personeelsvertegenwoordiging is afgestemd. Met de “zwaar moverende redenen” wordt gedoeld op bijzondere omstandigheden, zoals dat een OR bijvoorbeeld om cao-politieke redenen het overleg met de bestuurder heeft gestaakt. Dat geldt dus niet als er te weinig tijd was voor overleg met de OR. Plan dus tijdig uw overleg met de OR.

naar boven ^


6. Wat gebeurt er als het niet lukt alle documentatie op tijd klaar te hebben?

Dien in ieder geval de aanvraag in voor 31 december. De aanvraag zal dan als incompleet worden beschouwd. U krijgt dan nog drie weken de tijd om alsnog de ontbrekende stukken in te leveren. Als u niets indient, verstrekt VWS geen subsidie voor het jaar 2019. Het is dus van groot belang om zo snel mogelijk aan de slag te gaan met de subsidieaanvraag voor 2019 en de OR tijdig in het proces te betrekken.

naar boven ^


7. Deze subsidie is maar voor één jaar. Wat gebeurt er daarna?

De KiPZ-gelden zijn overeengekomen in het Hoofdlijnenakkoord voor de periode tot 2022, maar de regeling geldt alleen voor 2019. De reden hiervoor is dat VWS in 2019 een onderzoek doet naar ongeoorloofde staatssteun. Het kan dus zijn dat de regeling volgend jaar wederom wijzigt, maar het kan ook zijn dat de regeling hetzelfde blijft. Dat is op dit moment niet duidelijk.

naar boven ^


8. Wat is jullie advies rondom opleidingstrajecten die een langer lopen dan één jaar?

Vermeld dat deel van de trajecten dat betrekking heeft op 2019. Als het gaat om financiële zekerheid bij langduriger trajecten: bedenk dat de KiPZ-gelden in elk geval doorlopen tot 2022, alleen de voorwaarden voor het aanvragen kunnen nog wijzigen.

naar boven ^


9. In de subsidieregeling zie ik de vier strategische thema’s niet meer terug. Hoe zit dat?/h3>

In overleg met haar leden formuleerde de NVZ ambities op vier strategische opleidingsthema’s: functiedifferentiatie, continu bekwaam, e-health en nieuwe beroepen. Maar omdat de regeling ook geldt voor universitair medische centra en zelfstandige klinieken, die deze thema’s niet hanteren, is besloten ze niet meer op te nemen. Ondanks dat deze thema’s niet expliciet zijn opgenomen in de regeling, is het wel van belang om ze de komende jaren onder de aandacht te houden.

naar boven ^


10. Hoe worden de gelden verdeeld over de instellingen?

In de regeling staat een ingewikkeld artikel met een formule voor de verdeling van de gelden. De formule heeft pas effect als er op macroniveau teveel subsidie wordt aangevraagd. Als dat niet het geval is, dan is het resultaat van de formule hetzelfde als de ingediende begrotingen.

naar boven ^


11. In hoeverre is het (opleidings)jaarplan bindend?

Misschien weet u nog niet precies wat u volgend jaar aan leeractiviteiten gaat uitvoeren. Desalniettemin vraagt VWS een jaarplan waarin u dat wel beschrijft. Dan is het goed te weten dat de daadwerkelijke opleidingsactiviteiten mogen afwijken van het opleidingsjaarplan, mits dit wordt uitgelegd bij de verantwoording achteraf. Hierdoor blijft de benodigde flexibiliteit om in te spelen op ontwikkelingen gewaarborgd.

naar boven ^


12. Wat gaat de NVZ doen instellingen te ondersteunen?

De NVZ heeft op 18 oktober een webinar gehouden en dit webinar kunt u terugkijken. Ook ontwikkelen we handreikingen of voorbeelden als leidraad voor het opstellen van een (opleidings-)jaarplan en begroting.

naar boven ^


13. Waarvoor wordt de KiPZ ingezet en wat willen we ermee bereiken?

De zorg voor patiënten in ziekenhuizen, categorale instellingen en revalidatieklinieken wordt om een aantal redenen snel complexer. Zo worden patiënten steeds ouder en hebben ze meerdere aandoeningen tegelijk. Daarbij blijven ze steeds korter in het ziekenhuis. Mensen die nog wél in het ziekenhuis verblijven, zijn dus gemiddeld zieker dan voorheen. Ook nemen de technologische mogelijkheden toe en werken ziekenhuizen intensiever samen met externe zorgverleners. Dit alles vraagt om een constante investering in de kwaliteit van medewerkers, en deze investering wordt mede mogelijk gemaakt door de KiPZ subsidieregeling.

naar boven ^


14. Wat moet ik doen als er in het SOP opleidingen zijn opgenomen die later ook middels een regeling sectorplannen worden vergoed?

In de regeling staat dat wanneer je subsidie krijgt op grond van de subsidie SectorplanPlus (en andere subsidies en fondsen), je geen subsidie kunt aanvragen in het kader van KiPZ voor dezelfde activiteiten.

naar boven ^


15. Wat is het verschil tussen het operationeel opleidingsplan (scholingsplan), zoals verplicht als bepaling 3.2.18 binnen de cao ziekenhuizen, en het opleidingsjaarplan waarvan sprake is in de KiPZ-regeling?

Het operationeel opleidingsplan omvat alle scholingsactiviteiten, dus ook de regulier gefinancierde. Het opleidingsjaarplan waarvan sprake is in de KiPZ-regeling gaat alleen over de scholingsactiviteiten die uit KiPZ-gelden gefinancierd worden.

naar boven ^


16. Hoe verkrijg ik instemming van de ondernemingsraad?

In de Wet op de ondernemingsraden (artikel 27, lid 2) staat: De ondernemer legt het te nemen besluit* schriftelijk aan de ondernemingsraad voor. Hij verstrekt daarbij een overzicht van de beweegredenen voor het besluit, alsmede van de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de in de onderneming werkzame personen zal hebben. De ondernemingsraad beslist niet dan nadat over de betrokken aangelegenheid ten minste eenmaal overleg is gepleegd in een overlegvergadering**. Na het overleg deelt de ondernemingsraad zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed zijn beslissing aan de ondernemer mee. Na de beslissing van de ondernemingsraad deelt de ondernemer zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de ondernemingsraad mee welk besluit hij heeft genomen en met ingang van welke datum hij dat besluit zal uitvoeren.

* Inzake de Kwaliteitsimpuls betreft het een voorgenomen besluit tot vaststelling Strategisch Opleidingsplan, opleidingsjaarplan en bijbehorende begroting.

** artikel 23, lid 1: Als hoofdregel geldt, dat de ondernemer en de ondernemingsraad verplicht zijn om met elkaar in een overlegvergadering bijeen te komen binnen twee weken nadat een van hen beiden daarom onder opgave van redenen heeft verzocht. Er is dus sprake van een wederkerige overlegverplichting. Meer informatie.

naar boven ^


17. Wat is er mogelijk als de ondernemingsraad niet instemt?

In de Wet op de ondernemingsraden (artikel 27, lid 4) staat: ‘Heeft de ondernemer voor het voorgenomen besluit geen instemming van de ondernemingsraad verkregen, dan kan hij de kantonrechter toestemming vragen om het besluit te nemen. De kantonrechter geeft slechts toestemming, indien de beslissing van de ondernemingsraad om geen instemming te geven onredelijk is, of het voorgenomen besluit van de ondernemer gevergd wordt door zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen.’

Voor de KiPZ-subsidie geldt dat, wanneer instemming op het jaarplan en de bijbehorende begroting wegens zwaar moverende redenen niet mogelijk is, kan worden volstaan met een jaarplan dat alleen met de personeelsvertegenwoordiging is afgestemd. Met de “zwaar moverende redenen” wordt gedoeld op bijzondere omstandigheden, zoals dat een OR bijvoorbeeld om cao-politieke redenen het overleg met de bestuurder heeft gestaakt. Meer informatie.

naar boven ^


18. Wat kan de ondernemingsraad doen als het besluit is genomen zonder zijn instemming?

In de Wet op de ondernemingsraden (artikel 27, lid 5) staat: ‘Een besluit als bedoeld in het eerste lid, genomen zonder de instemming van de ondernemingsraad of de toestemming van de kantonrechter, is nietig, indien de ondernemingsraad tegenover de ondernemer schriftelijk een beroep op de nietigheid heeft gedaan. De ondernemingsraad kan slechts een beroep op de nietigheid doen binnen een maand nadat hetzij de ondernemer hem zijn besluit overeenkomstig de laatste volzin van het tweede lid heeft meegedeeld, hetzij - bij gebreke van deze mededeling - de ondernemingsraad is gebleken dat de ondernemer uitvoering of toepassing geeft aan zijn besluit.’ Meer informatie.

naar boven ^


19. Moet ik het Strategisch Opleidingsplan voorleggen aan de ondernemingsraad?

In de Wet op de ondernemingsraden (artikel 27, lid 1.f) staat: ‘De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling op het gebied van de personeelsopleiding.'

naar boven ^


20. Wat moet ik met het Strategisch Opleidingsplan als een fusie op handen is?

De NVZ adviseert om met uw fusiepartner om tafel te gaan om de Strategische Opleidingsplannen af te stemmen. Tot het moment van de juridische fusie moeten er twee plannen ingediend worden, daarna één.

naar boven ^


21. Vanwege de fusie hebben we naast strategische thema's ook gekozen voor het benoemen van een paar afdelingen, die vervolgens de leerinterventies concretiseren.

Houd de structuur van het Strategisch Opleidingsplan aan. Ga in het jaarverslag na of deze indeling nog courant is. Als de afdelingen de leerinterventies inmiddels hebben geconcretiseerd, ga dan na of die leerinterventies nu wel geplaatst kunnen worden onder de strategische thema’s. Pas het SOP hier eventueel op aan.

naar boven ^


22. Hoe zit het met onze subsidie als we gaan fuseren?

Tot het moment waarop beide organisaties zijn opgegaan in één rechtspersoon, dien je de subsidieaanvragen voor beide organisaties separaat in bij VWS, die de aanvragen los van elkaar afwikkelt. Het ministerie baseert zich daarbij op de gezamenlijke ZVW-omzet van elke organisatie afzonderlijk in het jaar t-2. Mocht de juridische fusie plaatsvinden tijdens de beoordelingstermijn van de subsidieaanvragen, dan nog zal VWS de aanvragen separaat afwikkelen. Bij een juridische fusie gaan de bestaande ondernemingen over in een nieuwe rechtspersoon. Alle rechten en plichten in het kader van de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuiszorg gaan dan ook over naar de nieuwe organisatie. Wij raden u aan om bij een fusie contact op te nemen met de medewerkers van het Subsidieplein van VWS. Zij kunnen u vertellen welke documenten en informatie zij nodig hebben.

naar boven ^


23. Wat is de datum voor het indienen van de jaarverslagen KiPZ?

We ontvangen uw jaarverslag KiPZ 2018 graag vóór 1 april 2019.

naar boven ^


24. Wordt het jaarverslag Kwaliteitsimpuls anoniem behandeld?

Instellingen leveren hun jaarverslag Kwaliteitsimpuls uiteraard niet anoniem in bij de NVZ. De NVZ behandelt de gegevens vertrouwelijk en zal deze gegevens niet tot op instellingsniveau herleidbaar publiceren. Om die reden is er geen formele opdrachtgever – opdrachtnemer relatie tussen VWS en de NVZ omdat anders de WOB van toepassing is (Wet openbaarheid van bestuur).

naar boven ^


25. Wat is de rol van de ondernemingsraad (OR) bij het opstellen van het jaarverslag Kwaliteitsimpuls?

Volgens de Wet op de Ondernemingsraad (WOR) moet de werkgever de ondernemingsraad informeren over de uitvoering van een besluit waarvoor de ondernemingsraad instemming heeft verleend. Aangezien het Strategisch Opleidingsplan instemmingsplichtig is volgens de WOR artikel 27.1.f, moet de OR over de uitvoering ervan geïnformeerd worden volgens artikel 31B.2 in de WOR. Het gaat om informeren van de OR, dus er is geen sprake van instemming of toestemming. In de WOR wordt niet voorgeschreven op welke wijze u de informatie moet verstrekken. Als het jaarverslag leidt tot wijzigingen in het Strategisch Opleidingsplan (SOP), zult u voor het herziene SOP opnieuw instemming moeten vragen van de OR.

naar boven ^


26. In het jaarverslag Kwaliteitsimpuls wordt alleen gevraagd naar de realisatie van de subsidie Kwaliteitsimpuls, maar het opleidingsbudget omvat meer subsidiegelden. Moeten die ook meegenomen worden?

Aangezien het jaarverslag Kwaliteitsimpuls onderdeel is van de monitor van de subsidieregeling, wordt alleen gevraagd naar de besteding van de subsidie Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuiszorg. U hoeft geen andere subsidies te verantwoorden.

naar boven ^


27. Hoe moet de brutoloonsom worden weergegeven? Is dit inclusief of exclusief sociale lasten en pensioenpremies?

De brutoloonsom is inclusief sociale lasten en pensioenpremies.

naar boven ^


28. In het jaarverslag Kwaliteitsimpuls wordt gevraagd naar het reguliere opleidingsbudget als een percentage van de loonsom. Wat wordt er gedaan met dit gegeven?

De NVZ verzamelt deze gegevens om te kunnen beoordelen of de regeling ook werkelijk extra financiële middelen betekent voor de branche. VWS beoogt met het extra beschikbaar stellen van deze financiële middelen ziekenhuizen te ondersteunen bij de opgave om aan de zorgvraag van 2020 te gaan voldoen. Het is dan ook van belang om als branche zichtbaar te maken dat met deze extra middelen extra inspanningen worden verricht om dit te gaan realiseren.

naar boven ^


29. Hoe houd ik 'greep' op bijvoorbeeld de verletkosten?

De Kwaliteitsimpuls is er voor (extra) leerinterventies voor het zittend personeel. Het is niet de bedoeling dat vervangingskosten van bestaande, reeds gesubsidieerde leerinterventies uit de Kwaliteitsimpuls worden betaald. Als afwezigheid van een medewerker op een andere wijze kan worden opgevangen, zou dit de eerste keuze van een instelling moeten zijn. Verder is een tip om het geld te alloceren het leerhuis en bij verletkosten te controleren of vervanging daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.

naar boven ^


30. Moeten de jaarverslagen nog een keer apart naar de NVZ gestuurd worden?

De jaarverslagen Kwaliteitsimpuls e-mailt u naar de NVZ. Het jaarverslag Kwaliteitsimpuls 2018 ontvangen we graag voor 1 april 2019.

naar boven ^